POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DES DONNEES
1. Objet de la politique
La présente politique décrit les modalités selon lesquelles l'Association de Kinésithérapie Cardio-Respiratoire en Rhône-Alpes (AKCR) collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités.
Cette politique s'applique à l'ensemble des personnes dont les données personnelles sont traitées par l'AKCR, notamment :
- les adhérents de l'association ;
- les stagiaires et bénéficiaires des formations ;
- les intervenants et formateurs ;
- les représentants des entreprises, établissements ou organismes inscrivant des participants en formation ;
- les personnes utilisant le formulaire de contact du site internet ;
- les utilisateurs du site internet de l'AKCR.
La présente politique est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés ».
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est :
Association de Kinésithérapie Cardio-Respiratoire en Rhône-Alpes (AKCR)
25 avenue Auguste Blanqui
69100 Villeurbanne
France
contact(a)akcr.fr
L'AKCR veille à ce que les données personnelles soient traitées de manière loyale, transparente et sécurisée, et uniquement pour des finalités déterminées et légitimes.
3. Données collectées
3.1 Données relatives aux adhérents de l'association
Dans le cadre de la gestion de la vie associative, l'AKCR peut collecter les données nécessaires à l'adhésion et au suivi des membres, notamment :
- nom et prénom ;
- adresse électronique ;
- date d'adhésion ;
- informations relatives au paiement de la cotisation ;
- informations nécessaires à la gestion de la relation associative.
3.2 Données collectées via les formations professionnelles
Dans le cadre de ses activités de formation professionnelle, l'AKCR peut être amenée à collecter les données nécessaires à l'organisation, au suivi et à la gestion des formations.
Selon la situation, ces données peuvent notamment comprendre :
- nom et prénom ;
- fonction et profession ;
- organisme, entreprise ou établissement de rattachement ;
- coordonnées professionnelles : adresse électronique, téléphone, adresse postale ;
- informations nécessaires à l'inscription et au suivi de la formation ;
- feuilles d'émargement et justificatifs de présence ;
- évaluations pédagogiques intermédiaires et finales ;
- résultats ou éléments nécessaires au suivi pédagogique de la formation ;
- informations figurant dans les conventions de formation ou contrats individuels de formation ;
- informations nécessaires à la facturation et au suivi administratif ;
- justificatifs de prise en charge ou de financement par un employeur, un OPCO ou un organisme public ou privé ;
- informations échangées avec l'AKCR dans le cadre de la formation.
L'AKCR veille à ne collecter que les données nécessaires à la réalisation des finalités décrites dans la présente politique.
3.3 Données relatives aux intervenants et formateurs
Dans le cadre de la gestion des interventions et des formations, l'AKCR peut collecter les données nécessaires à la gestion administrative et contractuelle des intervenants, notamment leurs coordonnées professionnelles, informations relatives à leur activité et éléments nécessaires à la préparation et au suivi des formations.
3.4 Données collectées via le site Internet
Lorsque vous utilisez le formulaire de contact du site, l'AKCR peut collecter les informations que vous renseignez volontairement, notamment :
- nom et prénom ;
- adresse électronique ;
- numéro de téléphone, lorsqu'il est renseigné ;
- contenu du message ;
- toute information que vous choisissez de communiquer dans votre demande.
Le site peut également générer des données techniques nécessaires à son fonctionnement et à sa sécurité, notamment dans les journaux techniques (« logs »).
4. Finalités du traitement
Les données personnelles collectées par l'AKCR sont utilisées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
4.1. Gestion des formations
Les données sont notamment utilisées pour :
- enregistrer les inscriptions ;
- organiser les sessions de formation ;
- constituer les groupes de participants ;
- assurer la communication avec les stagiaires ;
- organiser les aspects logistiques des formations ;
- assurer le suivi pédagogique ;
- réaliser les évaluations des formations ;
- délivrer les attestations et documents relatifs à la participation aux formations ;
- assurer le suivi administratif et financier des dossiers.
4.2. Obligations administratives et réglementaires
Les données peuvent également être utilisées afin de permettre à l'AKCR de respecter les obligations qui lui sont applicables en tant qu'organisme de formation, notamment :
- la traçabilité des actions de formation ;
- la tenue des documents administratifs nécessaires ;
- la justification de la participation des stagiaires ;
- la facturation ;
- la conservation des documents nécessaires en cas de contrôle ;
- la justification auprès des organismes financeurs lorsque cela est nécessaire.
4.3. Relations contractuelles
Les données peuvent être utilisées pour assurer l'exécution :
- des conventions de formation ;
- des contrats individuels de formation ;
- des contrats conclus avec les intervenants ;
- des obligations associées à ces relations contractuelles ;
- du règlement intérieur applicable aux formations.
4.4. Gestion des demandes de contact
Les données transmises via le formulaire de contact sont utilisées afin de :
- répondre aux demandes adressées à l'AKCR ;
- assurer le suivi des échanges ;
- apporter les informations demandées.
4.5. Sécurité du site
Certaines données techniques peuvent être traitées afin de :
- assurer le fonctionnement du site ;
- détecter et prévenir les tentatives d'accès non autorisé ;
- prévenir les incidents de sécurité ;
- maintenir la disponibilité et l'intégrité du site.
5. Bases légales des traitements
Selon leur nature et leur finalité, les traitements réalisés par l'AKCR peuvent reposer sur différentes bases légales prévues par le RGPD :
- l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles, notamment pour l'inscription et la gestion des formations ;
- le respect d'une obligation légale, notamment lorsque l'AKCR doit conserver ou transmettre certaines informations dans le cadre de ses obligations administratives, comptables ou réglementaires ;
- l'intérêt légitime de l'AKCR, notamment pour assurer la gestion de ses activités, répondre aux demandes qui lui sont adressées et assurer la sécurité de son site internet ;
- le consentement de la personne concernée, lorsque celui-ci constitue la base légale appropriée et est effectivement requis par la réglementation.
L'AKCR ne demande pas de consentement lorsqu'une autre base légale permet légalement le traitement concerné.
6. Destinataires des données
Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
Elles peuvent notamment être accessibles :
- aux personnes habilitées de l'AKCR ;
- aux formateurs et intervenants lorsque les informations sont nécessaires à la réalisation de leur mission ;
- aux entreprises, établissements ou organismes ayant inscrit ou pris en charge un participant, lorsque cette transmission est nécessaire à la gestion de la formation ou à son financement ;
- aux organismes financeurs, notamment les OPCO, lorsqu'une transmission est nécessaire à la prise en charge ou au contrôle du financement ;
- aux autorités administratives ou organismes compétents lorsque la transmission est imposée par la réglementation.
L'AKCR peut également faire appel à des prestataires techniques, notamment pour l'hébergement, la messagerie, la maintenance ou la sécurité informatique.
Lorsque ces prestataires traitent des données personnelles pour le compte de l'AKCR, ils sont sélectionnés et encadrés conformément aux exigences applicables au RGPD, notamment lorsqu'un contrat de sous-traitance est nécessaire.
L'AKCR ne vend, ne loue ni ne cède les données personnelles à des tiers à des fins commerciales.
7. Transferts de données hors de l’espace économique européen
L'AKCR privilégie l'utilisation de prestataires permettant de traiter et d'héberger les données au sein de l'espace économique européen.
Lorsqu'un traitement implique un transfert de données vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen, l'AKCR veille à ce que ce transfert soit réalisé conformément aux exigences du RGPD et qu'un niveau de protection approprié soit assuré.
8. Durées de conservation
Les données sont conservées pendant une durée proportionnée aux finalités pour lesquelles elles sont traitées et pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales, réglementaires, administratives, comptables et contractuelles applicables à l'AKCR.
Lorsque certaines données doivent être conservées pendant une durée déterminée par une obligation légale ou réglementaire, cette durée est appliquée. Lorsque les données ne sont plus nécessaires en base active, elles peuvent, lorsque cela est justifié, être conservées en archivage pour la durée nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense des droits de l'AKCR.
8.1 Données relatives aux formations
Les données administratives, pédagogiques, contractuelles et financières relatives aux formations sont conservées pendant la durée nécessaire au respect des obligations applicables à l'AKCR et, le cas échéant, aux exigences des organismes financeurs.
8.2 Données issues du formulaire de contact
Les données issues du formulaire de contact sont conservées pendant une durée maximale d'un an à compter du dernier échange, sauf lorsqu'une conservation plus longue est justifiée par une obligation légale ou par la nécessité de défendre les droits de l'AKCR.
8.3 Données techniques et journaux de sécurité
Les données techniques enregistrées dans les journaux de sécurité du site sont conservées pendant une durée maximale d'un mois, sauf nécessité particulière liée à la détection ou au traitement d'un incident de sécurité.
9. Sécurité des données
L'AKCR met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre :
- les accès non autorisés ;
- la perte ou la destruction accidentelle ;
- l'altération ;
- la divulgation non autorisée ;
- toute autre forme de traitement illicite.
L'accès aux données est limité aux personnes habilitées et selon leurs besoins professionnels.
L'AKCR met notamment en œuvre, selon les systèmes concernés :
- une authentification sécurisée pour l'accès aux interfaces d'administration ;
- des mesures de protection des comptes et des mots de passe ;
- des mises à jour régulières des logiciels et systèmes ;
- des mesures de sécurisation des documents administratifs et pédagogiques ;
- des mesures de sauvegarde, de restauration et de protection des supports numériques, lorsque ces mesures sont nécessaires au regard des traitements concernés.
Aucune mesure de sécurité ne pouvant garantir une sécurité absolue, l'AKCR s'efforce d'adapter régulièrement ses mesures de protection aux risques identifiés.
10. Gestion des violations de données personnelles
Une violation de données personnelles peut notamment correspondre à une perte, une destruction, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé à des données personnelles.
En cas de violation avérée ou suspectée, l'AKCR met en œuvre une procédure permettant notamment :
- d'identifier et d'évaluer l'incident ;
- de prendre rapidement les mesures nécessaires pour limiter ses conséquences ;
- de sécuriser les accès et les systèmes concernés ;
- de documenter l'incident et les mesures prises dans un registre interne des violations
- d'évaluer les risques pour les personnes concernées ;
- de procéder, lorsque cela est requis, à une notification auprès de la CNIL dans les conditions et délais prévus par le RGPD ;
- d'informer les personnes concernées lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés.
11. Cookies et traceurs
Le site internet de l'AKCR n'utilise aucun cookie publicitaire, de profilage, de suivi marketing ou de mesure d'audience.
Le site ne met pas en œuvre de système de suivi tiers destiné à analyser le comportement des visiteurs à des fins commerciales.
Des cookies strictement nécessaires au fonctionnement technique du site ou à la gestion des sessions peuvent toutefois être utilisés lorsque certaines fonctionnalités de Joomla le nécessitent.
Ces cookies techniques sont utilisés uniquement pour assurer le fonctionnement, la sécurité ou la gestion des sessions du site et ne sont pas utilisés à des fins publicitaires ou de profilage.
12. Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, chaque personne dispose, selon les conditions prévues par la réglementation, des droits suivants :
- droit d'accès à ses données personnelles ;
- droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- droit à l'effacement de ses données lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d'opposition à certains traitements ;
- droit à la portabilité des données lorsque ce droit est applicable ;
- droit de retirer son consentement lorsqu'un traitement repose sur celui-ci.
Ces droits peuvent être limités lorsque l'AKCR est tenue de conserver certaines données en vertu d'une obligation légale ou lorsque la réglementation prévoit une exception.
Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter :
AKCR
25 avenue Auguste Blanqui
69100 Villeurbanne
France
Afin de protéger les données personnelles, l'AKCR peut être amenée à vérifier l'identité du demandeur lorsque cela est nécessaire.
Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).
13. Données relatives aux situations de handicap
Dans le cadre de l'accueil et de l'accompagnement des personnes en situation de handicap, l'AKCR peut être amenée à recueillir certaines informations nécessaires à l'identification et à la mise en œuvre des adaptations permettant l'accès à la formation.
L'AKCR privilégie la collecte des seules informations nécessaires à l'organisation et à l'adaptation du parcours de formation et n'a pas vocation à recueillir des informations médicales qui ne seraient pas nécessaires à cette finalité.
Lorsque les informations recueillies constituent des données relatives à la santé ou relèvent d'une catégorie particulière de données au sens du RGPD, elles font l'objet d'une protection renforcée et ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées qui doivent en avoir connaissance pour permettre l'accueil et l'accompagnement du participant.
Ces informations sont utilisées uniquement pour les finalités liées à l'accueil, à l'accessibilité et à l'adaptation de la formation.
14. Mise à jour de la politique
La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte :
- des évolutions législatives et réglementaires ;
- des recommandations des autorités compétentes ;
- des évolutions des activités de l'AKCR ;
- des modifications des procédures internes ;
- des évolutions techniques du site internet ou des outils utilisés par l'association.
La version publiée sur le site internet de l'AKCR constitue la version actuellement applicable au public.
Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter l'AKCR à l'adresse contact(a)akcr.fr ou via le formulaire de contact.